Datenschutzerklärung Citipost
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Citipost Nordwest GmbH & Co. KGWilhelmshavener Heerstraße 27626125 OldenburgSie erreichen uns postalisch, per Email unter datenschutz@nwzmedien.de oder telefonisch unter 0800 - 1012657.
2. Information über die Erhebung personenbezogener Daten bei der Nutzung der angebotenen Dienstleistungen
eVersand
Über die Internetseite bieten wir den Dienst eVersand an, bei dem es sich um einen Online-Service für den Versand und die Produktion von „echten“ Briefen aller Art handelt.
Um den Service nutzen zu können, benötigen Sie ein Kundenkonto bei uns. Der Registrierungs- bzw. Anmeldeprozess ist über unsere Webeseite möglich. Bevor Sie den Dienst eVersand nutzen können, haben Sie unser Double-Opt-In-Verfahren zu durchlaufen. Dieses dient der Überprüfung, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit der Anlage des Kundenkontos einverstanden sind. Nach Versand Ihrer Registrierungsdaten erhalten Sie von uns eine Bestätigungs-E-Mail. Nachdem Sie den Bestätigungslink betätigt haben, ist der Prozess beendet und sie können den Dienst über das angelegte Kundenkonto nutzen.
Sie können das Kundenkonto jederzeit im Kundenbereich löschen bzw. die Löschung alternativ über datenschutz@nwzmedien.de">datenschutz@nwzmedien.de anfordern. Auch bei Registrierung eines Kundenkontos erhalten Sie von uns keine Werbe-E-Mails oder Post. Jedoch informieren wir Sie möglicherweise über technische Betreffs.
Für den Registrierungsprozess benötigen wir von Ihnen folgende Daten:
- Ihren Vor- und Nachnamen
- Namen des Unternehmens (optional)
- Anschrift
- Telefonnummer (optional)
- E-Mail-Adresse
- Benutzername
- Passwort
- Gutscheinnummer (optional)
Bei der Inanspruchnahme des Dienstes eVersand verarbeiten wir anschließend folgende Daten, die für die zweckgebundene Erbringung des Dienstes notwendig sind:
- Druckdokumente
- Adressdaten der Empfänger
- Sendungsdaten
- Kontodaten
- Zahlungstransaktionsdaten
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als unser Privatkunde oder Einzelkaufmann / Personengesellschaft erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Für Ansprechpartner eines Geschäftskunden oder sonstigen Geschäftspartners erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Es besteht seitens der Citipost ein berechtigtes Interesse die für die Zweckerfüllung und die Erfüllung der Verträge notwendige Verarbeitung der Daten abzubilden. Die Erbringung der Postdienstleistungen erfolgt darüber hinaus auf Grundlage und unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der §§ 67 bis 71 des Postgesetzes (PostG).
Eine darüberhinausgehende Nutzung oder Weitergabe Ihrer Daten erfolgt, soweit dies auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, bspw. für die Buchführung oder zur Übermittlung steuerlich relevanter Daten an die zuständigen Behörden.
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Vertragsabschlusses oder während der Vertragserfüllung erhoben.
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich zweckgebunden für die Registrierung des Kundenkontos, die Vertragsdurchführung, -verwaltung und -abrechnung. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist mit Ausnahme der optionalen Angaben für die Erfüllung des Vertrages erforderlich. Ein Ausbleiben der Bereitstellung kann dazu führen, dass der Vertrag nicht abgeschlossen bzw. durchgeführt werden kann. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 Abs. 1 DSGVO erfolgt nicht.
Zur Erfüllung des Vertrages setzen wir teilweise Subdienstleister ein, die die Briefe gemäß erteilter Beauftragung zustellen. Sofern wir Daten an einen Postdienstleister weitergeben, erfolgt die Verarbeitung darüber hinaus auf Grundlage und unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der §§ 67 bis 71 des Postgesetzes (PostG).
Die Dauer der Verarbeitung bzw. Speicherung richtet sich maßgeblich nach der Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus nach den bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Dauer der Aufbewahrung der abrechnungsrelevanten Daten entspricht den handels- und steuerrechtlich festgelegten Aufbewahrungsfristen gemäß § 147 AO (Abgabenordnung) und § 257 HGB (Handelsgesetzbuch).
Die für den eVersand übermittelten Auftragsdaten wie bspw. die Druckdokumente und die Adressdaten werden unmittelbar nach der Auftragsdurchführung gelöscht. Die im Rahmen der Auftragsdurchführung generierten Auftrags-Protokolldaten wie Datum/Uhrzeit, Status, User- und Dokumentenname, JobID und Release-Status speichern wir zum Zweck der Nachvollziehbarkeit der Leistungserbringung zugriffsgeschützt für einen Zeitraum von sechs Monaten.
Längere Aufbewahrungsfristen können bspw. aus Reklamationsprüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen resultieren.
Dienstleistungen für Geschäfts- und Privatkunden
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen als Geschäfts- oder Privatkunde verarbeiten wir personenbezogene Daten wie Ihre Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten) sowie für die Auftragsabwicklung bzw. die Erfüllung des Vertrages relevante Daten (bspw. allgemeine Auftragsdaten, Sendungsdaten, Transaktionsdaten sowie Zahlungs- und Bankverbindungsdaten).
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zweckgebunden im Rahmen der Erbringung folgender angebotener Leistungen:
- Lagerungsauftrag
- Nachsendeauftrag
- Abholung und Versand von Briefen und Paketen
- Versand von Briefen und Paketen
- Druck- und Kuvertierungsservice
- Versandbeutelbearbeitung
- Abstellgenehmigung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als unser Privatkunde oder Einzelkaufmann / Personengesellschaft erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Für Ansprechpartner eines Geschäftskunden oder sonstigen Geschäftspartners erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Es besteht seitens der Citipost ein berechtigtes Interesse die für die Zweckerfüllung und die Erfüllung der Verträge notwendige Verarbeitung der Daten abzubilden. Die Erbringung der Postdienstleistungen erfolgt darüber hinaus auf Grundlage und unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der §§ 67 bis 71 des Postgesetzes (PostG).
Im Rahmen der webbasierten Auftragserfassung (bspw. von Lagerungs- oder Nachsendeaufträgen) nutzen wir vereinzelt die Dienste der Jotform Inc., 4 Embarcadero Center, Suite 780, San Francisco CA 94111, USA („Jotform“).
Sofern Sie die über Jotform bereitgestellten Auftragserfassungsformulare nutzen, wird eine Verbindung zu den in Europa liegenden Servern von Jotform hergestellt. Die in das Formular eingetragenen Daten werden verschlüsselt an Jotform übertragen, zweckgebunden verarbeitet und an uns weitergeleitet. Hierbei werden von Jotform neben den ausgefüllten Formulardaten auch das Datum sowie die Uhrzeit, die IP-Adresse, Verweildauer auf dem Formular, Gerät, Betriebssystem und Land erfasst.
Als Grundlage für die Zusammenarbeit und die hierbei erfolgende Datenverarbeitung haben wir mit Jotform einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen, der als Anhang die aktuellen Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission enthält.
Weitere Informationen zu Jotform und zur erfolgenden Datenverarbeitung sind über folgende Links abrufbar:
https://www.jotform.com/privacy/
https://eu.jotform.com/gdpr-compliance/
https://www.jotform.com/de/faq/
Eine darüberhinausgehende Nutzung oder Weitergabe Ihrer Daten erfolgt, soweit dies auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, bspw. für die Buchführung oder zur Übermittlung steuerlich relevanter Daten an die zuständigen Behörden.
Die personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Vertragsabschlusses oder während der Vertragserfüllung erhoben.
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich zweckgebunden für die die Vertragsdurchführung, -verwaltung und -abrechnung. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist mit Ausnahme der optionalen Angaben für die Erfüllung des Vertrages erforderlich. Ein Ausbleiben der Bereitstellung kann dazu führen, dass der Vertrag nicht abgeschlossen bzw. durchgeführt werden kann. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 Abs. 1 DSGVO erfolgt nicht.
Zur Erfüllung des Vertrages setzen wir teilweise Subdienstleister ein. Sofern Sie weisungsgebunden in unserem Auftrag handeln, liegen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO vor. Sofern wir Daten an einen Postdienstleister weitergeben, erfolgt die Verarbeitung darüber hinaus auf Grundlage und unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der §§ 67 bis 71 des Postgesetzes (PostG).
Die Dauer der Verarbeitung bzw. Speicherung richtet sich maßgeblich nach der Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus nach den bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Dauer der Aufbewahrung der abrechnungsrelevanten Daten entspricht den handels- und steuerrechtlich festgelegten Aufbewahrungsfristen gemäß § 147 AO (Abgabenordnung) und § 257 HGB (Handelsgesetzbuch).
Nachsende- und Lagerungsaufträge löschen wir 3 Monate nach Ablauf des Auftrags.
Adress- und Sendungsdaten werden 60 Tage nach Verarbeitung und Zustellung aus den Verarbeitungssystemen gelöscht.
Längere Aufbewahrungsfristen können bspw. aus Reklamationsprüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen resultieren.
Brief- und Paketmarkenbestellung
Über den in unsere Internetseite integrierten Online-Shop haben Sie die Möglichkeit, Brief- und Paketmarken zu erwerben.
Sie haben die Wahl, ob Sie Ihre für die Bestellung notwendigen Daten nur einmalig für die jeweilige Bestellung angeben oder ob Sie ein Kundenkonto anlegen möchten, bei dem Ihre Daten für spätere weitere Einkäufe gespeichert werden. Für den Registrierungs- und Anmeldeprozess verweisen wir auf die obigen Ausführungen zum eVersand.
Sie können das Konto im Kundenbereich jederzeit löschen bzw. die Löschung alternativ über datenschutz@nwzmedien.de">datenschutz@nwzmedien.de anfordern. Auch bei Registrierung eines Kundenkontos erhalten Sie von uns keine Werbe-E-Mails oder Post. Jedoch informieren wir Sie möglicherweise über technische Betreffs.
Im Rahmen der Brief- und Paketmarkenbestellung verarbeiten wir folgende Daten, die für die zweckgebundene Erbringung des Dienstes notwendig sind:
- Kundennummer und -name (bei bestehendem Kundenkonto)
- Ihren Vor- und Nachnamen
- Namen des Unternehmens (optional)
- Anschrift
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Bestellinformationen/Warenkorbdaten
- Gutscheinnummer (optional)
- Kontodaten
- Zahlungstransaktionsdaten (abhängig vom gewählten Zahlungsweg)
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als unser Privatkunde oder Einzelkaufmann / Personengesellschaft erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Für Ansprechpartner eines Geschäftskunden oder sonstigen Geschäftspartners erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Es besteht seitens der Citipost ein berechtigtes Interesse die für die Zweckerfüllung und die Erfüllung der Verträge notwendige Verarbeitung der Daten abzubilden.
Eine darüberhinausgehende Nutzung oder Weitergabe Ihrer Daten erfolgt, soweit dies auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, bspw. für die Buchführung oder zur Übermittlung steuerlich relevanter Daten an die zuständigen Behörden.
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Vertragsabschlusses oder während der Vertragserfüllung erhoben.
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich zweckgebunden für die optionale Registrierung des Kundenkontos, die Vertragsdurchführung, -verwaltung und -abrechnung. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist mit Ausnahme der optionalen Angaben für die Erfüllung des Vertrages erforderlich. Ein Ausbleiben der Bereitstellung kann dazu führen, dass der Vertrag nicht abgeschlossen bzw. durchgeführt werden kann. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 Abs. 1 DSGVO erfolgt nicht.
Zur Erfüllung des Vertrages setzen wir teilweise Subdienstleister ein, die die Versendung der Brief- und Postmarken gemäß erteilter Beauftragung übernehmen.
Die Dauer der Verarbeitung bzw. Speicherung richtet sich maßgeblich nach den bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Dauer der Aufbewahrung der abrechnungsrelevanten Daten entspricht den handels- und steuerrechtlich festgelegten Aufbewahrungsfristen gemäß § 147 AO (Abgabenordnung) und § 257 HGB (Handelsgesetzbuch).
Längere Aufbewahrungsfristen können bspw. aus Reklamationsprüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen resultieren.
3. Information über die Erhebung personenbezogener Daten bei der allgemeinen Nutzung der Internetseite
Besuch der Internetseite (informatorische Nutzung)
Bei der rein informatorischen Nutzung der Internetseite, also wenn Sie sich nicht zur Nutzung der Internetseite anmelden, registrieren oder uns sonst Informationen übermitteln, erheben wir keine personenbezogenen Daten, mit Ausnahme der Daten, die Ihr Browser übermittelt, um Ihnen den Besuch der Internetseite zu ermöglichen. Diese sind:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit der Anfrage
- Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
- Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
- Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
- jeweils übertragene Datenmenge
- Internetseite, von der die Anforderung kommt
- Browser
- Betriebssystem und dessen Oberfläche
- Sprache und Version der Browsersoftware.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der oben genannten Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unsererseits besteht ein berechtigtes Interesse, den nachhaltigen Betrieb der Internetseite gewährleisten zu können.
Die technische Nutzung der Daten auf dem Webserver erfolgt zeitlich beschränkt für die Dauer der Nutzung der Internetseite.
Kontaktformular/Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns über das Kontaktformular, per direkter E-Mail oder per Telefon werden die von Ihnen mitgeteilten Daten/Informationen (Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Kunde/Empfänger und Inhalt der Mitteilung) soweit möglich verschlüsselt an uns übertragen und von uns gespeichert. Die Kontaktaufnahme erfolgt ausdrücklich auf freiwilliger Basis. Ein Ausbleiben der Bereitstellung hat keine Auswirkung für Sie.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich zweckgebunden, um Ihre Fragen zu beantworten oder Ihr Anliegen zu bearbeiten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unsererseits besteht ein berechtigtes Interesse, das Anliegen der betroffenen Personen aus der Kontaktaufnahme zweckgebunden zu bearbeiten und zu beantworten.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange speichern, wie dies für den vorgesehenen Zweck der Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme notwendig oder zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben ist.
Bewerberdaten
Sie haben die Möglichkeit, sich auf dem Postweg, per E-Mail oder über unsere Internetseite (Jobs und Karriere) bei uns oder weiteren Unternehmen der Nordwest Mediengruppe zu bewerben.
Hierbei verarbeitet werden bspw. Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie für die Auswahlentscheidung wesentliche Unterlagen und Informationen. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zweckgebunden für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung (Bewerbungsmanagement).
Die Verarbeitung der Bewerberdaten erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Beschäftigungsverhältnis), konkretisiert durch Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG.
Sofern Sie sich über den Link unter Jobs und Karriere auf unserer Internetseite bewerben, arbeiten wir für die Abbildung des Bewerbermanagements auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f, ErwG 48 DSGVO (berechtigtes Interesse) mit der Nordwest Boten GmbH & Co. KG zusammen. Unsererseits besteht ein berechtigtes Interesse, das Bewerbermanagement zentralisiert abzubilden.
Ergänzende Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Bewerbungsverfahren sind dem dem Datenschutzhinweis im Sinne des Art.13 DSGVO zu entnehmen, den Sie im Zuge Ihrer Bewerbung bei uns erhalten.